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HERRAMIENTAS PARA LA DIGITALIZACIÓN
5 herramientas para la digitalización
Recientemente el Gobierno de España ha lanzado una iniciativa conocida como “El Kit Digital” que tiene como objetivo subvencionar la implantación de soluciones digitales disponibles en el mercado para conseguir un avance significativo en el nivel de madurez digital de las PYMES. ¡Suena bien! Pero ¿en qué consiste esta digitalización?
Básicamente consiste en mejorar y encontrar soluciones o herramientas digitales a procesos manuales que realizamos cada día en nuestro trabajo. Estos pueden ir desde un sitio web, a un gestor de tareas, pasando por un software para compartir recursos en todos nuestros dispositivos. El Kit Digital tiene tres objetivos principales:
Mejorar la comunicación y presencia en Internet
Desarrollo de un buen sitio web, implementación de un sistema de comercio electrónico como una tienda online, mejora del posicionamiento web.
Mejorar relación con nuestros clientes
Integración de canales de comunicación digitales, como chats, herramientas de gestión de redes sociales.
Aumentar la productividad de tu entidad
Uso de herramientas para compartir datos y archivos en la nube, gestión de tareas y proyectos, facturación electrónica, etc.
Se trata, por lo tanto, de integrar la aplicación de las Tecnologías de la Información (TICs) en los procesos productivos y organizativos de nuestra organización, entidad o empresa. Con ello podremos mejorar la eficacia y eficiencia del trabajo y evolucionar hacia nuevos modelos digitales que vivimos hoy día. La utilización de las TIC ya no es un elemento diferenciador, sino algo esencial en nuestro día a día.
Para ayudarte en este proceso queremos presentarte herramientas esenciales que utilizamos en Freepress Coop, pero antes te damos unos consejos:
¡Lánzate! La digitalización es algo que ha llegado para quedarse, así que no lo dudes. En el proceso puedes probar diferentes herramientas, algunas funcionarán y otras no. Pero es un procedimiento natural para encontrar la solución optima a tus necesidades.
Formación. Es indispensable que una vez implementes las herramientas todo el equipo invierta tiempo en conocer su uso, ya que de nada sirve tener el mejor software si no se tienen los conocimientos para aprovecharlo.
Conoce cuáles son tus recursos y tus objetivos. Si coordinas bien qué tienes, qué necesitas y a dónde vas, tendrás una digitalización exitosa.
5 herramientas para la digitalización
1. Diseño y desarrollo del sitio web
Hoy en día existen muchas herramientas para la cración de sitios web, tiendas electrónicas, páginas de aterrizaje (landing pages), aulas virtulaes, etc. Dentro de esta gama, y no es porque seamos especialistas en ello, te recomendamos el uso del WordPress para tu sitio web.
WordPress es un gestor de código abierto que dependiendo de tus necesidades te permite la creación de sitios webs sencillos y complejos, y en caso de una tienda pequeña te ofrece la solución de WooComerce en el mismo gestor.
Igualmente, para una gestión de un LMS o aula virtual, también cuenta con plugins que te permiten gestionar tus cursos con facilidad.
2. Almacenamiento en la nube
El cloud computing o almacenamiento en la nube es la base de cualquier proceso de transformación digital, ya que te garantiza la conservación de todos los datos de tu entidad de forma segura y de la forma más económica. Además, te permite acceder a la información de la empresa desde cualquier lugar y dispositivo.
Nosotras llevamos más de cinco años trabajando con Nextcloud gracias a nuestros compañeros de Estudio Nexos. Es una herramienta de código abierto que actúa como un servidor de almacenamiento en la nube, como Dropbox, y cuenta con un sistema de procesador de textos online y colaborativos al estilo de Google Drive.
Mediante este servicio podemos tener carpetas compartidas seguras cumpliendo con el RGPD.
3. Gestores de proyectos, ERPS, comunicación y soluciones de facturación
Hemos probado muchos gestores de proyectos y de procesos. Desde hace una año que realizamos la digitalización de nuestra administración y nos hemos decidido por el uso de Holded, para la gestión de proyectos y tracking a nivel de tiempo y tareas, la gestión de facturación (ERP) y del equipo (RRHH). También puedes conectarlo directamente con tu tienda online para la gestión de productos y servicios.
Por otro lado, para la comunicación interna, tanto entre nosotras como con otros equipos y clientes, priorizamos el uso de Slack, una herramienta de mensajería y comunicación pensada para equipos. Es una plataforma de trabajo, un área de trabajo digital que centraliza las comunicaciones de tu organización.
Te permite crear canales de conversación para tener todo en un solo hilo y se accede facilmente para que todo el equipo pueda estar comunicado.
La gestión de redes sociales puede ser un dolor de cabeza si no las organizas de forma eficaz y para ello te recomendamos el uso de Metricool y Hootsuite. Con ambas podrás gestionar tu marketing digital y los datos relacionados con social media.
Hay muchas más herramientas de gestión de redes, como el Meta Business de Facebook (e Instagram) o el Tweetdeck de Twitter, pero todas tiene sus pros y sus contras. Lo más importante es que tu equipo de comunicación pueda hacer una buena planifación de las publicaciones y su seguimiento.
Para el E-mail marketing, llevamos años trabajando con Mailchimp, ya que te ofrece muchas posibilidades para tus boletines electrónicos. Pero recientemente también estamos comenzando a trabajar con MailPoet ya que se integra directamente en WordPress y con MailerLite, otra solución un poco más económica que Mailchimp y que, además de boletines e integrarse con WP, te permite crear flujos de correos.
5. Comunicación directa (Chats) y atención al cliente
La comunicación directa y rápida es sin duda una constantes del mundo digital, aunque a muchos no nos termine de convencer. Para ello puedes considerar la posibilidad de incluir en tu sitio web un chat en vivo o un sistema de mensajes sincronizados con una herramienta como WhatsApp o Telegram.
Por ejemplo WhatsApp Business. Como canal de comunicación te permite guardar los contactos de clientes, estructurados, con etiquetas y demás. Automatizar mensajes y respuestas, introducir tus enlaces a campañas para poder mostrarlos con un click, etc.
Igualmente puedes crear canales de noticias en Telegram para tener una interacción más directa con tu comunidad, clientes, equipo, o quienes deseen estar al tanto de tu información. Con Telegram puedes mantener un contacto más fluido, directo y rápido, pero ojo que esto también requiere de una planificación y tiempo, por lo que es importante que sepas con qué recursos cuentas antes de ponerte en marcha.
Para terminar, hoy en día llevamos a cabo muchas reuniones y eventos online con un alto tiempo de dedicación. Si realizas reuniones virtuales, video conferencias o eventos te recomendamos el uso de Zoom y Jitsi.
