Herramientas para la productividad y no morir procrastinando
La productividad y la eficiencia son palabras que atraviesan continuamente nuestro quehacer diario y colisionan con la procrastinación que se da a veces en el desarrollo de los proyectos.
La productividad mide la relación entre lo producido y los medios empleados y la eficiencia es la facultad de lograr los resultados deseados con el mínimo posible de recursos. Bien utilizadas pueden hacer que nuestros proyectos vayan por buen camino y que sean satisfactorios tanto para quienes lo ejecutamos como para la entidad con la que colaboramos.
En el día a día hay muchas tareas en las que gastamos mucho tiempo y el tiempo es uno de los factores más importante que tenemos, no solo para afrontar los proyectos sino para poder disfrutarlo en todos los ámbitos de nuestra vida.
En este inicio de año en nuestra cooperativa nos hemos hecho un propósito: mejorar la eficiencia de nuestros proyectos y, con ello, la calidad de vida de la cooperativa y de aquellas que la componemos.
Así que como parte de este propósito queremos compartir contigo algunas herramientas que estamos revisando para mejorar nuestra productividad y eficiencia cooperativas.
Quizá el punto más complicado sea cambiar nuestros hábitos, esas pequeñas rutinas que repetimos regularmente y que nos llevarán a utilizar de mejor manera nuestros recursos y herramientas. Ya sabemos que el cerebro aprende por repetición y como decía aquel conocido trabajador social “el cambio de costumbres en una comunidad demora, alrededor de 10 años”.
Una vez que logremos crear un hábito como, por ejemplo, hacer una lista de tareas, registrar el tracking de tiempo dedicado y marcar los hitos del proyecto en la agenda, podemos asegurar que la mejora de la productividad de nuestros proyectos está en el buen camino.
Como aprendices en el tema, al final de esta entrada te dejamos un podcast y un video de expertos en la materia para crear hábitos y estrategias para la productividad. Entre ellos, está muy bien explicado el que propone el trabajo en bloques de tareas con un tiempo asignado.
5 herramientas para la productividad
1. La libreta de toda vida
Sí, así de simple. Un papel y un lápiz que tengas a mano para poder realizar una planificación de tareas y objetivos semanales, mensuales y a largo plazo. Esta puede ser una libreta simple, pero también las hay tipo agendas o planificadores más específicos. “Para gustos, los colores”, como bien dicen.
2. Slack para el trabajo en equipo y comunicación
En otras ocasiones te hemos hablado de esta herramienta, cuando te contamos las que usamos para trabajar desde casa. Es básicamente una herramienta de mensajería y comunicación pensada para equipos, una plataforma de trabajo y un área de trabajo digital que centraliza las comunicaciones de tu organización. Con esta aplicación hemos logrado eliminar el correo electrónico interno y tener en una sola aplicación nuestras conversaciones muy organizadas por proyecto o área de trabajo. Además, nos permite tener juntas de audio o video llamadas en equipo sin tener que usar otra aplicación.
3. Clockify, el rastreador de tiempo
Hace un par de años comenzamos a utilizar un rastreador de tiempos que nos permite medir las horas de dedicación a los proyectos así como las horas que dedicamos a otras tareas de gestión reproductiva de nuestra cooperativa. Hoy en día consideramos importante poder tener estos datos de manera que podamos evaluar la rentabilidad de un proyecto y de la empresa. Crear este hábito cuesta pero una vez que lo tienes te ayudará a cuantificar tareas y optimizar nuestros procesos de trabajo.
4. Google Calendar
Un calendario es imprescindible para llevar una agenda de reuniones, hitos y objetivos en equipo. Combinarlo con tu libreta y planificación semanal te permitirá priorizar tareas de cada semana. Elegimos Google Calendar por su uso generalizado y por su sencillez de gestión e integración con otras aplicaciones.
5. Holded como gestor de proyectos
Cuando comenzamos la digitalización de nuestra cooperativa buscamos una aplicación que pudiera ligar las cuestiones administrativas como presupuestos y facturación a la gestión de cada proyecto para mejorar los tiempos y la productividad. Como gestor de proyectos aún esta en desarrollo y creemos que hay aplicaciones un poco más completas para ello como Asana, pero sí que nos permite crear proyectos y tareas y tener diferentes tipos de vistas para poder ver el panorama de trabajo.
6. Miro, una pizarra virtual
Es una aplicación online que te permite tener una pizarra virtual y colaborativa para la creación de mapas conceptuales, flujos de trabajo, esquemas, lluvias de ideas, etc. Es una buena herramienta también para planificar procesos e incluso puedes usarla para temas de planificación estratégica.
7. Todoist, gestión de tareas
En la gestión de un proyecto y del día a día van surgiendo múltiples tareas y por ello es importante un lugar donde registrarlas y tenerlas a mano, para liberar tu mente y poder poner el foco en el trabajo, y de esa manera ganar productividad y eficiencia. Las tareas se tienen que registrar en el gestor de proyectos para el beneficio de todo el equipo pero eso no excluye que tengas tu propia lista para tareas personales. Todoist tiene la ventaja de que se puede integrar con las aplicaciones que hemos mencionado arriba como Slack y Clockify.
8. Pomodoro
Está comprobado que la técnica de trabajo en bloques de tiempo hace más productivo y eficiente el trabajo diario. Esta técnica propone tiempos de 25 minutos de concentración en una tarea, seguido de un tiempo de descanso breve y después de un par de periodos, un descanso largo, pero la puedes ajustar a tus tiempos.
Por último, aquí te dejamos un podcast de Marcos Vázquez y el Mago More, así como un vídeo corto con algunas estrategias para la productividad.
Estrategias para Mejorar los Hábitos y la Productividad
Cómo ser Más Productivo – Ideas prácticas
