Nuestras herramientas para trabajar desde casa

Para el día a día podemos decir que Slack es nuestra herramienta básica para trabajar desde casa y también para la comunicación y organización del trabajo.

Es una herramienta de mensajería y comunicación pensada para equipos, una plataforma de trabajo y un área de trabajo digital que centraliza las comunicaciones de tu organización.

Te permite crear canales de conversación para tener todo en un solo hilo al que que accede con facilidad todo el equipo para poder estar interconectado.

La ventajas y punto fuerte de Slack es que no sólo permite crear grupos, conversaciones privadas, canales que serían como salas más generales a las que todos se pueden unir, compartir enlaces o archivos adjuntos, etc… sino que es un servicio altamente configurable y se puede integrar con otras herramientas o servicios como Google docs, Calendar, Trello, listas de tareas, Dropbox, Drive, etc.

Otra herramienta actual que utilizamos principalmente con clientes que no disponen de Slack es Telegram. Un cliente de mensajería instantánea, desarrollado en una plataforma abierta que a diferencia de otras, como WhatsApp, dispone de una API que permite aplicaciones de terceros.

Esta API te permite tener diferentes bots o herramientas ideales para el día a día, por ejemplo para hacer una encuesta rápida en el grupo o enviar mensajes con botones/enlaces en canales de difusión.

Una de sus principales ventajas, además del cifrado de seguridad, es que ofrece un servicio basado en la nube, lo cual permite mantener una conversación desde diferentes dispositivos sin necesidad de cerrar sesión. Adicionalmente, ofrece un almacenamiento ilimitado en la nube de fotos, videos y documentos.

El correo electrónico sigue siendo un medio básico y vigente para la comunicación, recepción de información y contacto con clientes y personas colaboradoras.

Sin olvidar que también es un medio que nos permite enviar campañas de comunicación e información con servicios integrados como MailChimp del que ya hablamos en otra ocasión para “diseñar y envía tus boletines electrónicos“.

Para videollamadas principalmente utilizamos Skype, ya que permite conectar a muchos usuarios a la vez y, a pesar de que es una herramienta que ocupa muchos recursos del ordenador, es bastante estable para su propósito.

También nos permite compartir nuestro escritorio para mostrar diseños y hacer formaciones a distancia.

Algunas alternativas a Skype son Jitsi, Zoom o Hangouts.

Para organizar la gestión de proyectos y la planificación de nuestro equipo de trabajo usamos Asana.

Se trata de una herramienta que permite gestionar el flujo de trabajo (tareas y proyectos) ofreciendo una calendarización de éstos, al mismo tiempo podemos comentar los detalles, la organización y planificación para llevar a feliz término nuestros proyectos.

Su organización de proyectos por espacios de trabajo también nos permite ver un panorama general de todo el trabajo que estamos desarrollando en cada momento divididos en los diferentes servicios que ofrecemos.

Una importante tarea es tener una referencia de cuánto tiempo dedicas a cada proyecto. Para ello usamos diferentes aplicaciones, pero una que está ganando terreno es Toggl.

Es una herramienta online que nos ayuda a registrar el tiempo que le dedicamos a nuestras tareas diarias, muy intuitivo y fácil de manejar.

Un calendario es imprescindible en nuestra organización. La principal ventaja de Google Calendar es que nos permite la sincronización e integración con las herramientas de comunicación y organización como Slack, Asana, correo y Nextcloud, con lo que podemos estar al día rápidamente.

Una aplicación para tomar notas con facilidad ya sea desde el móvil, tablet u ordenador es de vital importancia para tus ideas, reuniones o recordatorios, y en este sentido nuestra aliada es Simplenote.

Te permite tomar notas de una manera sencilla y sin florituras, además de poderlas organizar por etiquetas. Es multiplataforma por lo que las notas están sincronizadas en todos los dispositivos que usamos y también puedes compartirlas con otras usuarias mediante el correo con el que se han registrado.

Otro de nuestros requisitos esenciales para trabajar desde casa es tener un buen control del archivos y almacenamiento en la nube y para ello contamos con Nextcloud.

Más que una herramienta es un sistema completo que actúa como un servidor de almacenamiento de archivos, fotos, datos, etc. donde puedes acceder, compartir y trabajar con ellos. Es una alternativa a Dropbox, OneDrive o Google Drive, de código abierto y con un control total de la seguridad de la información y datos almacenados.

Como te contamos en un artículo anterior Nextcloud mejora la productividad de tu organización.

Aunque nuestra principal apuesta para el almacenamiento es Nextcloud, sin duda Google Drive lo hace muy bien a la hora de generar documentos compartidos y trabajar varias personas en el mismo. Una herramienta práctica para el manejo de archivos colaborativos en tiempo real.