#ComunicaciónDIY

INGREDIENTES PARA GESTIONAR
TU COMUNICACIÓN EN TIEMPOS DEL COVID

Organiza tu evento en directo y transmítelo en streaming

por | Jul 6, 2020 | 0 Comentarios

organización de eventos

La situación que estamos viviendo en este 2020, debido a la crisis de la COVID-19, ha modificado la forma en la que nos comunicamos y relacionamos por medio de las tecnologías de comunicación. Se ha vuelto casi imprescindible la organización de eventos en directo vía streaming. Para ello te contamos algunos tips de estrategia y herramientas a utilizar.

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3 estrategias de comunicación para la organización de eventos online

1. Prepara una campaña de comunicación

Es muy importante llegar a nuestro publico objetivo y para ello es importante la preparación de una campaña de comunicación en relación al tamaño de tu evento.
Marca algunos hitos en el calendario: lanzamiento, periodo de inscripciones y cierre, para poder gestionar tu comunicación.

Párate un momento a revisar a qué personas va dirigido, elabora materiales gráficos y desarrolla un lenguaje adecuados a ese público. Programa en base a los hitos los canales de comunicación que vas a utilizar: redes sociales, sitio web, publicidad online. No te olvides que para cada canal deberás tener diferentes formatos promocionales ya sean gráficos o multimedia. Solo entonces tendrás listo el lanzamiento de tu evento en tu sitio web y redes sociales.

2. Landing page

Es muy importante crear una landing page o página de aterrizaje en tu sitio web de manera que se puedan dirigir el tráfico a la organización del evento. En esta página las personas deben encontrar la información concreta del evento, día, hora, cómo participar y sobre todo el formulario de inscripción.

Puedes también crear tu evento en las redes sociales, pero no te olvides de dirigir la comunicación e inscripciones a tu landing page.

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3. Captación / Suscripción

Es fundamental que tengas, aunque se trate de un evento gratuito, un formulario de suscripción que te permita tener la información básica de las personas que van a participar.

Igualmente, si vas cobrar una cantidad por el evento o pedir alguna donación, en este mismo formulario debes incluir todas las opciones.

La información que te puede dar un formulario como este te será útil por tres motivos:
 

  1. Te permitirá comunicarte con tu audiencia potencial en caso de cambios o cancelación.
  2. Facilitará que esta pueda darte feedback una vez terminado el evento.
  3. Por último, tendrás sus datos para invitarles a los eventos que realices en el futuro.

3 herramientas de videoconferencia que darán brillo a tu evento online

1. ZOOM

Zoom es una plataforma que te permite la organización de eventos mediante videoconferencia, de hasta 1.000 participantes en su sistema de pago. Tiene varias funcionalidades como, por ejemplo, programar seminarios o conferencias donde las personas participantes solo ven en pantalla a las ponentes.

Es una plataforma que funciona muy bien y que hemos utilizado recientemente para algunos eventos, pero que, dependiendo de las necesidades, puede ser de pago.

Recuerda que permite realizar videollamadas de hasta 100 participantes en su modalidad gratuita, aunque limitadas a 40 minutos. 

2. Jitsi Meet

Jitsi Meet es un sistema de videoconferencias que te permite la organización de eventos de hasta 100 participantes. Su principal ventaja es que es totalmente gratuito y de código abierto, por lo que es posible que puedas realizar tu propia instalación en tu servidor.

Puedes utilizarlo en tu navegador a través de su cliente web y tiene aplicaciones para Android y para iOS, así como integración con Slack.

Otra de las cosas por las que destaca Jitsi Meet es por su simplicidad.

3. Google Meet

Google se ha apresurado a tener al día Google Meet, un desarrollo mayor de lo que fue Hangouts, como una aplicación de pago y mejorada, aunque ahora, debido a la crisis por el COVID-19, está disponible de forma gratuita.

Ofrece espacio para videoconferencias grupales de hasta 100 personas en su versión más básica, aunque dependiendo del plan de pago de G-Suite del que disponga el usuario, este número puede aumentar hasta los 250.

Permite compartir presentaciones en directo a través del teléfono móvil.

¡Ya casi lo tienes! Lanza tu evento online a tus redes sociales

Las personas inscritas en tu evento podrán participar activamente mediante el uso de la plataforma que decidas y sus utilidades, como chats, compartir pantalla, video, audio, etc. Pero, ¿por qué no compartir el evento en directo en nuestras redes sociales?

Como punto final, puedes compartir en directo tu evento en plataformas como YouTube, Facebook, Instagram, Twitch, Discord… entre muchas otras. ¡Así multiplicarás tu alcance y más personas querrán participar en tu próximo evento!

Y recuerda este tip: no anuncies el uso de estos canales en tu campaña con la información del evento o harás que muchas personas no se inscriban. Simplemente lánzalo en el día y hora programadas. A las personas que te siguen en redes sociales les aparecerá el aviso de que estás transmitiendo en directo y seguro que más de una se conectará.

OBS, el software más popular para la transmisión de tu evento online

Al igual que las plataformas para realizar videoconferencias hay softwares que te permiten capturar tu evento y enviarla a tu red social.

OBS Studio (Open Broadcaster Software), es uno de los softwares de grabación y transmisión en directo más populares que hay, para enviarlo por streaming a las plataformas digitales.

Con él puedes grabar tu evento en directo y enviarlo a tu plataforma o red social preferida.

Hay muchos manuales en castellano de cómo usar este programa, ya que tiene muchas opciones dependiendo lo que vayas a hacer. Con una simple búsqueda en Internet, los encontrarás.

Gracias por tu interés

Desde Freepress hemos tenido la oportunidad de trabajar mano a mano, entre otros, con Asociación Realidades y Colores de Calcuta en el diseño y realización de eventos online.

 

Si necesitas apoyo o resolver alguna duda, podrás contactar con nosotras por Facebook, Twitter, Instagram o mediante este formulario:

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