Planes de Comunicación Interna: MENOS es más

por | Jun 25, 2024 | 0 Comentarios

Para vuestros planes de comunicación interna, en Freepress lo tenemos claro: menos es más. Por desgracia, vivimos en la era de la economía de la atención y expuestas a múltiples pantallas. También con la necesidad de encontrar los canales y los códigos adecuados, no sólo para que la información fluya de manera eficiente, sino sobre todo, para los cuidados dentro de nuestras organizaciones.

En los últimos tiempos hemos acompañado en esta tarea a la Coordinadora Valenciana de ONGD, ACPP en su proyecto Taghyir, OCT y sus procesos sobre alimentación sostenible y la Plataforma VIDAS.

A través del acrónimo MENOS hemos desarrollado unas claves para que tu comunicación interna sea mejor. Un enfoque que puede impregnar el uso de canales, roles y expectativas para construir organizaciones más horizontales, eficientes y centradas en qué se necesitan decir las personas que las componen.

P

Medir

Saber si los mensajes que lanzas están llegando a tu organización o colectivo es esencial. Te recomendamos usar siempre herramientas que te ofrezcan estadísticas sobre el número de aperturas, clicks en enlaces, etc. Esa apuesta por el monitoreo también se debe apoyar en diagnósticos cualitativos, preguntando directamente a las personas destinatarias. ¿Realmente lo leen todo? ¿A qué le dan prioridad cuando están hasta arriba? ¿Por qué leemos tanto ‘en diagonal’?

P

Emitir

Las estructuras horizontales y participativas deberían superar el modelo tradicional de emisor único. Pero esa coralidad y apertura a canales que fomenten la interacción (grupos de mensajería rápida, por ejemplo) no significa renunciar a cierto orden. Si la coordinadora general de mi entidad suele escribir para abordar ciertos temas, y la responsable de comunicación se encarga de otros, mejor mantener esos roles y no mezclar, para no confundir al personal. Lo mismo con el uso de canales. En cuanto a las receptoras, segmenta a las destinatarias según las temáticas porque probablemente no todo el mundo en tu organización necesite estar informado de absolutamente todo.

P

Nombrar

Titular correctamente el asunto de un correo electrónico o de una circular interna, ayuda. Si además se utilizan códigos númericos, fechas o categorías acordadas previamente, quien reciba ese mensaje lo va a tener mucho más fácil para filtrar, priorizar, clasificar y buscar a posteriori esa información. Y si extiendes esa lógica a la manera en la que nombras archivos, carpetas y documentos en tu servidor…te comemos la boca. En asambleas y encuentros presenciales, esto significará órdenes del día claros y realistas, así como una dinamización adecuada a prueba de reunionitis.

P

Ordenar

¿Por qué mandar decenas de mensajes con cuentagotas cuando podemos agruparlos en un boletín semanal o mensual para contarlo todo a la vez? Por supuesto, habrá que hacer un ejercicio de concisión y jerarquización de la información. Pero te aseguramos que los minutos que invierta en esa tarea quien emite son muy pocos en comparación a los que pierden las receptoras en flujos caóticos de comunicación interna. Y no nos olvidamos de los temas urgentes ‘para ya’, pero valora bien qué es eso tan importante que no puede esperar un par de días, por el bien de la salud mental de tu organización.

P

Sintetizar

Se atribuye a Blaise Pascal la frase “Si tuviera más tiempo, hubiera escrito una carta más corta”. Ay, esos mails infinitos que a veces enviamos o recibimos. Perdona que insistamos en esta idea, pero ‘más largo’ no suele ser sinónimo de ‘mejor’. Cuando necesitemos transmitir información literal, técnica o administrativa, te recomendamos que puedas apoyarte en enlaces a documentos íntegros más extensos. En el caso de reuniones y encuentros, además de una correcta planificación y dinamización, pueden ser útiles unos acuerdos previos para duraciones máximas e intervenciones concisas, sin descuidar que nada importante se quede sin decir. 

Os compartimos todos estos consejos relacionados con el ‘MENOS es más’ porque nuestra experiencia elaborando planes de comunicación interna nos muestra una saturación generalizada. Pero está claro que tú eres quien mejor conoce el contexto y las necesidades de tu organización.

Piensa, por último, que reducir el volumen de tu comunicación interna vinculada con lo productivo despejará huecos para momentos informales de cohesión del equipo y de atención a los malestares colectivos. Y es que el autocuidado también consiste en lo que nos decimos y en cómo nos lo decimos.

Planes